В библиотечной работе немало времени приходится тратить на журналы учёта и отчётность вместо непосредственного общения с читателями. Журналы учёта, таблицы и постоянные подсчёты в конце месяца, квартала и года становятся привычной частью этой работы. Когда нет читателей и мероприятий, начинается кропотливая работа: сведение записей, подсчёт посещений и книговыдачи, проверка каждой цифры. Чтобы подготовить сводную отчётность, приходилось объединять данные всех подразделений нашей системы и тщательно проверять расчёты. Такая работа занимала несколько дней, причём даже одна случайная ошибка могла заставить пересчитывать всё заново.

Именно желание решить эту проблему привело меня к созданию программы «Библиодневник». Чем глубже я изучал эту задачу, тем очевиднее становилась необходимость облегчить коллегам расчёты. Вместо ручных расчётов библиотекарь должен заниматься своим основным делом — помогать читателям, а числа пусть считает компьютер. Так возник замысел создать удобный электронный дневник вместо множества бумажных форм. Разработка началась в 2017 году; затем последовали внедрение, модернизация и апробация, в результате которых появилось приложение.

«Библиодневник» охватывает основные направления библиотечной деятельности и с необходимыми дополнениями воспроизводит структуру отчёта 6-НК. Те же показатели можно вносить в электронные графы без сложного переучивания. А вычисления полностью берёт на себя приложение.

Первый раздел посвящён читателям и посещаемости. Читатели распределяются по возрастным группам — дети, молодёжь, взрослые и пенсионеры; отдельно учитываются люди с ограниченными возможностями здоровья. Также фиксируется способ обращения: за книгой, в читальный зал, при выездном обслуживании либо дистанционно через интернет. Во втором разделе отражается выдача документов: печатных книг и электронных изданий, а также предоставленные справки и консультации. В третьем разделе записываются занятия, как платные, так и бесплатные, и число посетивших их людей. Четвёртый раздел охватывает массовую работу: встречи, выставки, праздники и другие мероприятия для разных возрастных групп. В карточке мероприятия отражаются место, посещаемость, наличие платы и условия участия людей с ограниченными возможностями здоровья. Особенно важные мероприятия допускается выделять и снабжать пояснениями.

Главное достоинство «Библиодневника» для меня — автоматические расчёты. Итоги за день, месяц, квартал и год формируются автоматически. Сводный отчёт по филиалам библиотечной системы создаётся одним нажатием кнопки. Это позволяет руководству видеть показатели каждого подразделения рядом и сравнивать их между собой. Работа, на которую раньше уходили целые дни, сейчас занимает всего несколько минут. Готовые результаты можно сохранить в виде таблицы и использовать дальше, не перенося цифры вручную. Кроме экономии времени, это исключает арифметические неточности, которые возникали при ручном подсчёте.

Отдельного внимания заслуживает надёжность программы. Все сведения хранятся в защищённом облаке и доступны сотрудникам с различных компьютеров. Это позволяет библиотекарям из разных филиалов работать параллельно без риска перезаписать чужие результаты. Для каждого филиала доступны свежие данные, а внесённые исправления можно проследить по записи о том, кто и когда их сделал. Если возникает вопрос, историю изменений можно проверить. Каждый месяц система делает резервную копию, что помогает сохранить записи даже при проблемах с рабочим устройством. Приложение обновляется автоматически, устанавливается за несколько минут на настольный компьютер или ноутбук и не требует специальных навыков. Наши коллеги разных возрастов быстро освоили новый инструмент, и теперь представить работу библиотечной системы без него сложно.

Практика показала, что «Библиодневник» действительно приносит пользу. Времени на отчёты уходит в разы меньше, при этом показатели каждого филиала находятся под рукой. Руководители видят общую картину — от количества читателей до проведённых мероприятий. Главное изменение — сотрудники могут больше заниматься тем, ради чего существует библиотека: читателями, книгами и интересными событиями. «Библиодневник» не стоит на месте: пожелания сотрудников помогают определять направления дальнейших доработок. Я уверен, что впереди ещё много полезных изменений. Если такой подход к организации библиотечной работы вам близок, можно обратиться к дополнительным материалам.

Я горжусь тем, что моя работа помогает коллегам справляться с повседневными задачами проще и быстрее. Я убеждён: автоматизация должна не вытеснять человека, а помогать ему сосредоточиться на главном. В библиотеке это прежде всего живое общение, внимание к каждому читателю и любовь к книге.